チームマネジメントが必要な理由は？ 身に付けたいスキルから成功の秘訣まで

管理職にとってチームマネジメントは重要な課題です。一方で、チームマネジメントの必要性や、チームマネジメントを行うにあたって必要なスキルがわからず、悩んでいる人も多いのではないでしょうか。この記事では、チームマネジメントがなぜ必要なのか、どのようなスキルを身に付ければいいのかという疑問に対して解説するとともに、チームマネジメント成功の秘訣を紹介します。

1.チームマネジメントとは？

チームマネジメントとは、管理職やリーダーが部下やチームメンバーを導く方法のことです。目標の達成と生産性の向上がチームマネジメントの目的であり、管理職やリーダーは責任を持ってチームをけん引していく必要があります。「一人ひとりが一生懸命に仕事をしていれば、おのずと目標は達成される」と考える人もいるかもしれません。しかし、年功序列や終身雇用の制度が崩壊した現状では難しいのが実情です。

ひとりの力で成しえる仕事と、チームメンバー同士が助け合って成しえる仕事では、結果や生産性に大きな違いがあります。より効率的に成果を得るためには、チームワークの向上が必要不可欠です。チームワークの向上は、チームメンバーの仕事に対するモチベーションを上げることにもつながります。目標の達成はチームメンバーにとって非常に大きな「働く意味」でもあります。そのため、管理職やリーダーはチームの目標を設定するとともに、リーダーシップを発揮してチームとしての成果を出すことが求められます。

2.チームマネジメントはなぜ必要なのか？

現状、多くの企業は生産性向上という課題を抱えています。背景には、働き方改革によって残業の削減や多様な働き方の受け入れが求められていることが挙げられます。「短時間で最大限の生産性」を実現するには、一人ひとりが与えられた業務をこなすという従来の働き方では対応しきれません。そこで必要となるのが、チームマネジメントです。チーム全体で業務プロセスや役割を見直し、改善点を見出すことで、業務の効率化につながります。

「それだけであれば、担当部署が無駄な業務の削減や配置転換を行えばいいのではないか」という考え方もありますが、過度なコストカットや配置転換は従業員の離職につながる可能性があります。離職率の高さが問題となっている場合、企業の都合で従業員を動かすことは望ましくありません。それよりも、チームメンバーが能力を発揮できる土壌を作ることが重要です。自由に意見を交わせること、アイデアをプレゼンする機会があることなど、従来とは異なる方法で仕事を進められることは、顧客のニーズに対応するサービスの創出にもつながります。

このような環境の中では、企業と従業員の信頼関係も構築されやすく、個人のみならず組織としてのパフォーマンスも向上します。従業員がその企業での存在価値を見出すことで離職率は低下します。結果として、採用や教育に関わるコスト削減につながり、企業の質も上がるでしょう。

3.チームマネジメントを行ううえで欠かせないスキル

チームマネジメントを行うには最低限必要なスキルがあります。スキルを身に付けていない状態でチームマネジメントを行おうとしても、メンバーの混乱を招くこともあるため、注意が必要です。ここでは、チームを率いる管理職やリーダーに欠かせない3つのスキルについて解説します。

コミュニケーション能力

コミュニケーション能力は、チームとしての機能を維持するために不可欠なスキルです。目標を設定することはビジネスで成功するためには必須であり、チームメンバーは目標の数値はもちろん「なぜその目標を達成する必要があるのか」という理由を共有する必要があります。目標の期日、目的、手段、なすべきことをメンバー全員が納得できるように伝えるには、高いコミュニケーション能力が必要です。

ここで注意したいのは、コミュニケーション能力＝話す能力ではないということです。どれだけ演説が得意でも、管理職やリーダーからの一方通行ではメンバーの能力を引きだすことはできません。メンバーが目標達成のために考えていることや、直面している課題、困っていること、新たなアイデアなどを聞き出すこともコミュニケーション能力のひとつです。メンバーの意見を積極的に聞く姿勢を持つことで信頼関係が生まれ、メンバー自身も各自の特性を実務に生かせるようになります。

指導力

「指導力のある人が管理職やリーダーになるべきだ」と考える人も多いでしょう。しかし、指導力を管理能力や企業統治と認識しているケースも少なくありません。チームのリーダーが持つべき指導力とは、人を管理したり統治したりする力とは異なるものです。チームメンバーにはそれぞれ個性があり、得意分野も異なります。そのため、同じ目標に向かって仕事をしていると、周囲とは足並みがそろわなくなるメンバーが出てくることもあります。その際に、メンバーが自分の課題に気づけるよう、手助けを行うことがリーダーに求められる指導力です。

仕事をしていればミスが生じることもあります。ここで「あなたの仕事にはこういう問題がある。だからミスが起きるんだ」と欠点を指摘することは簡単です。しかし、このように原因や解決手段をすぐに提示し、それに従えようとする指導では、メンバーの長所は伸びません。メンバー自身に考えさせて問題解決力を養うこと、長所を認めて伸ばしていくことが大切です。

スケジュール管理能力

チームでの仕事は具体的な目標としてゴールが決まっています。そこから逆算し、綿密にスケジュールを立てることで「今、何をするべきか」が明確になります。ここで重要なのは、リーダーだけがスケジュールを把握していても意味がないということです。チームメンバー全員が予定のフローを把握することで、遅れている業務をフォローしたり、抜かりを見出したりできるようになります。そのため、リーダーはメンバー全員にスケジュールを開示し、周知させることが大切です。

一方で、チームの運営には公平性や平等性も重要です。メンバー一人ひとりの業務量を確認し、偏りがある場合は調整が求められます。期日までに業務が終わらない場合は、担当しているメンバーと一緒に原因や解決策を考えましょう。スケジュールの調整はもちろん、そもそも策定したスケジュールは実現可能なものであったか、一部のメンバーが重複して仕事を受け持っているという事態はなかったかといった点も確認し、改善を行います。

4.チームマネジメントを成功に導くためのポイント

チームマネジメントは、必要なスキルさえあれば成功するわけではありません。業務にあたる環境づくりが成功には必要不可欠です。ここでは、チームマネジメント成功のために必要な環境について、リーダーとメンバー、それぞれの立場から解説します。

管理業務に集中できるようにする

チームリーダーは管理業務に専念するのが望ましく、現場作業の比重が多すぎる場合は業務量の見直しが必要です。確かにリーダーが現場作業に関わることで、チームのモチベーションが上がることもあるでしょう。しかし、チームメンバーと同様の作業を一緒にこなすとなれば、管理業務がおろそかになる恐れもあります。目の前の作業に集中するあまり、コミュニケーション不足に陥ったり、メンバーの育成まで手が回らなかったりと、リーダーとしての役割を果たせなくなるケースも少なくありません。最悪の場合「リーダーがやっているから手を出せない」と考えるメンバーが出てくるなど、チームの結束力に悪影響を及ぼします。

リーダーに求められるのはあくまでもチームをけん引する役割です。だからといって、神輿の上に乗って、進む方向を指示しているだけではメンバーがついていきません。自分の立ち位置は、メンバーの先頭に立って神輿を担ぎ、掛け声をかける人をイメージするといいでしょう。

メンバー同士の意見交換が活発にできる環境を整える

メンバーの立場とすれば、自分の意見やアイデアを発言できる機会が多いほど、仕事をする意味を見出しやすくなります。そのような発言を無駄話と切り捨ててしまっては、メンバーのモチベーションは上がりません。リーダーによっては、ひとつの目標に向かって進もうとするとき、自分とは異なる意見を排除するほうが効率的だと考える人もいます。しかし、人の数ほど意見があることも事実であり、自分よりも優れた意見やアイデアを持っている人が存在する確率は極めて高いものです。

批判を恐れず意見が言い合える環境をつくるには、リーダー自身が会話の中から生産性を向上させるために必要なアイデアが生まれるケースもあることや、メンバー全員に発言の機会を与えることでコミュニケーションが活性化することを理解する必要があります。意見の相違が人間関係の軋轢に発展しないよう、適切にフォローを入れながらメンバー同士の信頼関係を構築することも重要です。